ETIKA BERKOMUNIKASI DENGAN DOSEN MELALUI E-MAIL

“Pernahkah saudara bertanya-tanya pada diri sendiri, bagaiman sih cara menghubungi dosen yang sopan dan tidak terkesan mengganggu kesibukannya? Apalagi menghubunginya melalui e-mail, mengingat saat situasi seperti ini, pembelajaran, bimbingan, dan kegiatan perkuliahan lainnya dilakukan secara daring. Berikut ada beberapa tips yang bisa saudara lakukan, jika hendak menghubungi dosen melalui email”

1. Perhatikan jam kerja

Pastikan saudara menghubungi dosen yang bersangkutan pada hari dan jam kerja. Contoh: Hari Senin sampai Jumat, pukul 08.00 – 16.00 WIB.

2. Gunakan bahasa yang jelas

Gunakan bahasa yang sopan, mudah dimengerti, tidak disingkat, jelas, dan tidak bertele-tele. Selain itu, sebaiknya saudara juga memperhatikan penggunaan huruf kapital, tanda baca, dan hindari kesalahan pada saat penulisan email agar tidak membingungkan dosen dalam membaca pesan saudara.

3. Tulis subjek e-mail

Jangan biarkan subjek e-mail kosong. Pastikan saudara memberikan judul atau keterangan secara singkat dan jelas mengenai tujuan saudara mengirimkan e-mail. Contoh: Skripsi Revisi 1 Widya.

4. Awali dengan salam

Ucapkan salam terlebih dahulu sebelum mulai menulis pembuka dalam e-mail. Dalam pembukaan email, sebutkan nama pihak yang dituju.
Contoh:
Assalamualaikum Wr.Wb/ Salam Sejahtera, Selamat Pagi/ Selamat Siang/ Selamat Sore, Yth. Bapak Supeno.

5. Jangan lupa memperkenalkan diri

Awali dengan memperkenalkan diri, khususnya jika saudara baru pertama mengirimkan email kepada dosen yang bersangkutan. Pada saat memperkenalan diri, sebutkan nama lengkap saudara, program studi, angkatan, dan kelas saudara. Setelah itu, sampaikan ucapan maaf, seperti “mohon maaf mengganggu”, sebab menunjukkan sopan santun dari kerendahan hati mahasiswa.
Contoh:
Selamat Pagi/ Selamat Siang/ Selamat Sore Pak Supeno, mohon maaf mengganggu, perkenalkan nama saya Widya, mahasiswa kelas B Jurusan Bimbingan dan Konseling.

6. Sampaikan tujuan dengan jelas

Sampaikan tujuan saudara dalam mengirim e-mail secara jelas agar mudah dipahami. Jika terdapat beberapa hal yang hendak disampaikan, sebaiknya disampaikan dalam bentuk poin-poin. Contoh:

Berikut saya kirimkan file revisi skripsi saya, terdiri dari beberapa file yaitu:

1. Revisi skripsi bab I

2. Revisi skripsi bab II

7. Informasikan jika terdapat lampiran file

Jika e-mail yang saudara kirimkan, menambahkan “attachment”, sebaiknya informasikan pada e-mail dengan jelas dan sesuai dengan judul file yang dikirimkan. Saudara juga perlu memastikan bahwa file yang hendak di “attachment” telah ditambahkan pada e-mail yang akan dikirimkan ke dosen yang bersangkutan.
Contoh: Saya lampirkan file revisi skripsi bab 1 dan 2 yang telah saya perbaiki sesuai dengan masukan bapak.

8. Periksa sebelum menekan tombol kirim

Sebelum e-mail dikirimkan ke dosen yang bersangkutan, sebaiknya cek kembali penulisan, tanda baca, file yang hendak dikirimkan atau “attachment” yang hendak dikirimkan, dan tentu saja alamat email tujuan. Setelah selesai dicek, selanjutnya saudara dapat mengirimkan email kepada dosen yang bersangkutan.

9. Relax dan tunggu balasan

Setelah e-mail dikirimkan, berikan waktu dosen saudara untuk membalas pesan saudara. Hal ini mengingat dosen dituntut kegiata tridharma di perguruan tinggi, sehingga membalas pesan di e-mail mungkin tidak dapat segera dilakukan dengan cepat. Namun, jika tidak ada balasan e-mail dalam jangka waktu yang lama, sebaiknya saudara menghubungi dosen yang bersangkutan dan tetap gunakan bahasa yang sopan, jelas, dan mudah dipahami.
Tips-tips ini berlaku juga bukan hanya pada saat saudara mengirimkan e-mail ketika kondisi pembelajaran menggunakan daring. Melainkan juga, ketika pembelajaran luring telah dilakukan, dan diminta dosen untuk mengirimkan file naskah tugas atau skripsi atau pekerjaan lainnya melalui e-mail.
Selamat mencoba dan sukses selalu untuk semuanya.(Indri)